Stress verminderen kan je doen door beter timemanagement. Beter timemanagement is beter stressmanagement. Maar hoe kan je nu effectief timemanagement toepassen? Wat je moet weten is dat mensen die goed zijn in timemanagement drie belangrijke dingen doen. Hieronder staan de drie stappen weergegeven en hoe je dit voor jezelf kan toepassen. Door deze timemanagement technieken toe te passen zal de stress verminderen.

Stap 1 – Analyseer hoe je met jouw tijd omgaat en denk na hoe je beter met je tijd kan omgaan
In plaats te beginnen met de taken die je moet doen, raad ik je aan om een stap terug te nemen en te analyseren hoe je met je tijd omgaat. Concentreer jij op belangrijke dingen of verspil je jouw tijd aan onbelangrijke dingen? Hoe zal je jouw tijd beter kunnen benutten? Wat zou je veranderen om jouw timemanagement te verbeteren? Om de eerste stap goed te kunnen uitvoeren is het belangrijk om het vast te leggen.

Dit kun je doen door te noteren waar je jouw tijd aan besteedt. Elke keer als je overschakelt naar een andere activiteit gedurende de dag, zou je jouw tijd moeten noteren. Aan het einde van de dag, kun je terug kijken hoe jouw tijd hebt gebruikt en kun je beslissen of je jouw tijd doeltreffend hebt besteed of niet. Na het bijhouden van een logboek voor een paar dagen, zijn de meeste mensen erg verrast door de manier waarop ze daadwerkelijk met hun tijd omgaan. Heel veel tijd is eigenlijk verspild aan niet productieve werk of afleiding. Je hoeft jouw tijd alleen maar voor 3 tot 5 dagen bij te houden om een zeer goede indruk te krijgen van hoe je doorgaans jouw tijd besteedt op een dag.

Concentreer jij op belangrijke dingen of verspil je jouw tijd aan onbelangrijke dingen?

Om deze stap te implementeren zou je kunnen beginnen met het identificeren van de resultaten of projecten waaraan je werkt. Ga dan rangschikken op basis hoe belangrijk ze zijn. Dit geeft je een beter idee aan welke projecten of werkzaamheden je tijd zal moeten besteden en welke vormen van werken effectief timemanagement zijn en welke niet.

Stap 2 – Identificeer verspilde en onproductieve tijd en reduceer het systematisch
Zodra je een beter inzicht hebt in hoe je jouw tijd besteedt, kan je beginnen met het identificeren van verspillingen en onproductieve actviteiten. Ga daarna het systematisch verminderen zodat er meer tijd vrij komt voor belangrijke dingen. Door dit te doen zal jouw timemanagement verbeteren en de stress verminderen.

In deze stap maak je de overgang van “hoe besteed ik mijn tijd?”  naar “hoe zou ik mijn tijd moeten besteden?” Bij deze stap moet je al jouw verspilde en onproductieve tijd in je logboek omcirkelen. Probeer uit te zoeken hoe je de verspilde activiteiten kan elimineren, of kan delegeren aan iemand anders, of op z’n minst proberen te verminderen. Zodoende zal je meer stressvrij zijn en zal het de werkstress verminderen.

Prioriteiten stellen is hierin belangrijk. Welke projecten of werkzaamheden verdienen je aandacht, tijd en focus en welke niet. Daarnaast krijg je beter inzicht welke andere projecten en werkzaamheden ook belangrijk zijn. Door dit te doen zal je de verspilde tijd en niet productieve projecten verminderen. Dit komt ten goede voor je energie, focus en je timemanagement. Door dit te doen verschuif je namelijk jouw tijd naar meer belangrijke projecten. Het verbetert jouw timemanagement en zal de stress verminderen.

Stap 3 – Consolideer grote gedeeltes van jouw tijd voor jouw belangrijkste werk
De meeste mensen hebben grote delen van ononderbroken tijd nodig om creatief, effectief en productief te kunnen werken. Als je bijvoorbeeld moet gaan rapporteren. Kan je je voorstellen hoe lang het zou duren als je jouw rapport aan het schrijven bent en je wordt om de 10 minuten onderbroken? Dit zal veel langer gaan duren dan als je een uur ononderbroken aan het werk kan blijven. Waarom? Omdat het werk waar kennis is vereist een mentale gemoedstoestand voor nodig is om productief te kunnen zijn. Deze mentale gemoedstoestand heeft meestal enige tijd nodig om op gang te komen (maar liefst 10 minuten).

In het voorbeeld van het schrijven van het rapport, is het nodig dat je weet waar je gebleven bent in het rapport (wat je al geschreven hebt en wat je nog moet gaan schrijven). Wie is je publiek, wat wil je zeggen onder welk kopje, hoe sluiten de verschillende onderdelen op elkaar aan en andere informatie die je wilt gaan toevoegen (feiten, figuren enz.). Als je maar 15 minuten hebt om te werken aan het rapport, dan zou je hiermee moeten stoppen. Ga iets anders doen zodat je die 15 minuten productief bent. Het zal anders een zeer inefficiënte manier van werken zijn.

De meeste mensen hebben grote delen van ononderbroken tijd nodig om creatief, effectief en productief te kunnen werken.

Bekijk je planning en verschuif dingen, zodat je grote brokken van tijd hebt om te kunnen besteden aan je belangrijke projecten of werkzaamheden. Zodoende ben je bezig om je timemangement te verbeteren en zal de stress verminderen. Beslis over hoeveel tijd je wilt gaan besteden aan de verschillende projecten of werkzaamheden. Ga dan blokken van één uur inplannen, net zoals je dat doet bij het inplannen van een vergadering. Daarna ga je alle gaten opvullen die nog zijn overgebleven met andere werkzaamheden.

Door de bovenstaande drie stappen toe te passen, heb je de voordelen van analyseren, verminderen en consolideren van jouw tijd. Andere voordelen zijn ook dat jouw prioriteiten duidelijk worden en dat je blokken van één uur in je schema hebt staan. Als je wilt kan je jouw timemanagement nog meer verbeteren door na het implementeren van deze stappen een logboek bij te houden.

Voor een Stressvrij Leven!

Bob Pietersz – Ervaringsdeskundige
www.stressvrijleven.com Leef In Volle Vrijheid!
Ontvang het gratis e-boek: ‘Stressvrije Methode’ Klik hier